Интранет-портал: эффективный инструмент экономии времени и денег

1. Что такое интранет-портал?

Прежде чем дать определение давайте рассмотрим составные части этого слова. Слово «интранет» означает внутреннюю сеть компании, защищенную от несанкционированного доступа извне и предназначенную для использования сотрудниками. Слово «портал» подразумевает под собой переход из одного пространства в другое. В данном случае переход от реальной компании к ее виртуальному аналогу.

Итак, интранет-портал – это защищенная от несанкционированного доступа, внутренняя корпоративная информационная система, основанная на веб-технологиях, являющаяся единой точкой доступа сотрудников компании к поиску, хранению, обработке необходимой, достаточной и актуальной корпоративной информации, сервисам, необходимым для выполнения повседневной работы и обеспечивающая совместную и индивидуальную работу в едином виртуальном пространстве.

Стоит отметить, что для пользователя интранет-портал выглядит как обычный, удобный и привычный в использовании сайт. Его часто называют внутренним сайтом или корпоративным порталом.

Для успешного внедрения в компании интранет-портала, и в первую очередь для предотвращения негативной реакции на его внедрение со стороны сотрудников необходимо выполнить ряд условий:

1. При открытии браузера на каждом компьютере компании по умолчанию должна загружаться главная страница портала. Это позволяет сотрудникам не запоминать его адрес.

2. Вход на портал должен осуществляться без ввода логина и пароля. Это позволяет избежать повторного их ввода, которые ранее были введены для входа на компьютер.

3. Доступ к каждой странице интранет-портала должен осуществляться не более чем в три клика. Это позволяет оперативно переходить к необходимой информации. Если кликов больше, вероятность того, что сотрудник найдет необходимую ему информацию, значительно снижается.

4. Доступ к запрошенной информации с помощью поискового запроса должен осуществляться в один клик. Это условие позволяет не тратить время на навигацию, а получить необходимую информацию за считанные секунды.

5. Скорость загрузки каждой страницы должна составлять не более 2 секунд.

6. Сотрудник не должен видеть информацию, включая ссылки на разделы и документы, доступ к которым для него ограничен. Это условие вызвано не только требованиями безопасности, но также облегчает навигацию по порталу и позволяет избежать недовольства со стороны сотрудников.

7. Интранет-портал должен обладать интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Это условие позволит существенно сократить время обучения сотрудников его использованию.

8. Оформление интранет-портала должно содержать не более трех основных цветов. Это условие позволяет избежать пестроты, отвлекающей внимание, утомляющей зрение и затрудняющей работу сотрудников.

Предупреждение! Если не обеспечить выполнение этих условий, значительно возрастет вероятность того, что сотрудники будут испытывать дискомфорт и сопротивляться внедрению и использованию портала, ссылаясь на то, что он «не понятен», «не удобен» и «вместо того, чтобы упрощать работу, только усложняет ее».

При разработке интранет-портала не может быть мелочей, важна каждая деталь. Просчитывайте каждый шаг, отнеситесь к этому проекту как к строительству высотного здания.

Фундаментом интранет-портала являются:

- единые платформа реализации, функциональные возможности и дизайн;

- единые подходы к управлению, формированию структуры и размещению информации.

Единая платформа позволяет избавиться от необходимости поддерживать множество ИС, зачастую выполняющих одинаковые функции, что в свою очередь приводит к существенному снижению издержек, как на поддержку этих систем, так и на обучение сотрудников работе с ними. Также единая платформа дает возможность создавать новые веб-узлы и разделы с единым дизайном на основе шаблонов, тиражировать новые или обновлять существующие сервисы без привлечения разработчиков.

Централизованное управление интранет-порталом с децентрализованным размещением информации дает максимальный положительный эффект для компании, обеспечивая постоянное развитие портала с одной стороны и оперативность размещения информации – с другой.

Единые принципы формирования структуры позволяют пользователям легко и быстро ориентироваться во всех разделах интранет-портала, поскольку одни и те же разделы, относящиеся к разным подразделениям или филиалам, расположены в одном и том же месте и названы одинаково. Унифицированный как в технической, так и организационной части портал прост в эксплуатации и обслуживании, его легче совершенствовать.

Ключевые цели

Главная цель создания и внедрения интранет-портала – экономия времени и денег компании. Для ее достижения требуется:

- обеспечить удобный и быстрый доступ сотрудников к необходимой, актуальной и достаточной корпоративной информации;

- повысить эффективность бизнес-процессов и внутренних коммуникаций, совместной и персональной работы.

Эти цели достигаются путем решения следующих задач:

- создания единого информационного пространства компании;

- организации структурированного и упорядоченного хранения корпоративной информации;

- создания системы сбора, хранения, обработки и отображения информации;

- организации централизованного доступа к корпоративной информации с разграничением прав доступа;

- обеспечения быстрого и удобного поиска информации;

- автоматизации простых и сложных процессов;

- создания инструментов совместной и персональной работы;

- разработки инструментов планирования и контроля выполнения задач;

- интеграции интранет-портала с автоматизированными информационными системами компании.

Отличия от сайта

Интранет-портал во многом похож на сайт, однако есть ряд отличий, наиболее существенные из которых приведены в таблице.

Этапы развития

Внедрение интранет-портала целесообразно осуществлять в несколько этапов:

1 этап. Создание информационно-справочной системы, содержащей новости, контакты, документы, справочную информацию, разделы подразделений с доступом для всех сотрудников и поиск.

2 этап. Создание инструмента для совместной работы, содержащего разделы подразделений, проектов и рабочих групп с ограниченным доступом.

3 этап. Создание инструмента для персональной работы, содержащего личные кабинеты сотрудников.

Таким образом, по мере развития интранет-портала акцент смещается от общего к частному. Взаимосвязь набора разделов/сервисов и этапов развития портала приведена в таблице.

2. Кому и зачем нужен интранет-портал?

Сотрудникам

Интранет-портал позволяет сотрудникам оперативно получать актуальную и достоверную новостную, контактную, справочную информацию, обеспечивает доступ к корпоративным документам, разделам подразделений, проектов и рабочих групп, а также к личным кабинетам.

Интранет-портал является наиболее эффективным инструментом коммуникации и информирования сотрудников о корпоративных новостях и мероприятиях. Благодаря ему каждый сотрудник может посмотреть Ф.И.О., фотографию, номера телефонов и прочую открытую информацию о своих коллегах. Используя реквизиты, быстро найти необходимый документ, например приказ или протокол совещания. Получить обзорную, а при необходимости и детализированную информацию по всем направлениям деятельности компании. Наличие подписки на обновления выбранных разделов дает возможность всегда быть в курсе важных для него событий. Возможность обязательной рассылки новостей по выбранным адресатам, в том числе, и по всем сотрудникам компании, позволяет руководству быть уверенным в том, что важная информация оперативно и своевременно доведена до адресатов.

Интеграция интранет-портала с внутренними ИС компании, в том числе с корпоративной почтой, СЭД, системой дистанционного обучения позволяет сотрудникам, не покидая портала, видеть количество непрочитанных писем, новых поручений, назначенных курсов и запускать с интранет-портала соответствующие программы. Интеграция позволяет отображать на нем аналитическую и справочную информацию из других ИС, необходимую сотрудникам для работы. Это могут быть показатели по продажам или производству продукции, по наличию товаров на складах, а также по количеству оказанных услуг в определенном регионе и пр.

Перевод работы в электронное пространство посредством предоставления каждому сотруднику личного кабинета позволяет им наладить эффективное взаимодействие с непосредственным руководителем.

Перед принятием решения о создании в компании такого портала попробуйте ответить на следующие вопросы:

- обладают ли сотрудники в полной мере информацией о том, что происходит в компании?

- имеют ли они информацию об именах и отчествах всех своих коллег, о том, как они выглядят, какие у них номера телефонов и e-mail, какое место в организационной структуре компании они занимают, когда у них дни рождения?

- обладают ли сотрудники информацией о том, где в данный момент находятся их коллеги, например, в отпуске, в командировке или на больничном и сколько времени они будут отсутствовать на рабочем месте?

- знают ли сотрудники, где и каким образом можно быстро получить необходимую справочную информацию, нужный документ или шаблон документа, в том числе по определенному направлению деятельности?

- эффективно ли работают сотрудники в рабочих группах, в том числе на проектах?

- существуют ли в компании общие и понятные для всех методы контроля руководителем своих подчиненных?

При отрицательном ответе более чем на два вопроса, стоит серьезно задуматься о необходимости создания в компании интранет-портала.

Подразделениям

Подразделение представляет собой структурный элемент компании и может являться департаментом, службой, отделом и т.п. На интранет-портале для подразделений создаются разделы, а для филиалов – веб-узлы. Таким образом, если у компании нет филиалов, интранет-портал представляет собой один веб-узел, а при их наличии – совокупность веб-узлов.

Разделы подразделений портала могут быть как открытыми, то есть доступными для сотрудников других подразделений, так и закрытыми. В открытых разделах обычно хранятся новости, документы, шаблоны, формы документов подразделения.

К закрытым относятся разделы для совместной работы внутри подразделения. Обычно в таких разделах хранятся проекты документов, планы работ, отчеты и пр.

Некоторые разделы могут быть доступны удаленно, что позволяет сотрудникам, находящимся, например, в командировках иметь доступ к необходимой информации.

Рабочим группам

Аналогично разделам подразделений, разделы рабочих групп могут быть открытыми и закрытыми. Открытые предназначены для информирования сотрудников о ходе реализации проекта и демонстрации достигнутых результатов. Они могут включать информационные сообщения, методическую документацию, планы-графики, шаблоны и формы документов, контактную информацию членов рабочих групп и др.

Например, в разделе проекта, посвященному внедрению информационной системы, могут размещаться инструкции по работе с системой, новости об ее обновлениях, сообщения о возможных проблемах в работе, форум и пр.

Закрытые разделы предназначены для совместной работы участников группы. В них размещаются новости, проекты документов, задачи, отчеты, форумы.

Интранет-портал не только существенно сокращает сроки разработки документов рабочей группой, но и повышает прозрачность деятельности каждого из участников, позволяет совместно обсуждать возникающие проблемы и формировать базу знаний, выполняющую функцию дополнительного обучения внутри группы.

Руководителям

Руководители определяют цели, распределяют ответственность за выполнение задач, контролируют их исполнение и при необходимости вносят коррективы. Благодаря интранет-порталу, в частности личному кабинету руководителя, значительно повышается эффективность выполнения этих функций.

В личном кабинете руководителя целесообразно располагать информацию о ходе выполнения проектов и об исполнении поручений, календарь мероприятий, график совещаний, аналитические отчеты и т.д. Все необходимое может быть собрано в одном месте, что дает возможность более оперативно принимать управленческие решения. Руководитель сможет оперативно получать необходимые данные о работе компании, а также в режиме реального времени проверять состояние дел по проектам. Также в личном кабинете может находиться информация о котировках акций, курсах валют, прогноз погоды, новостные ленты информационных агентств и пр.

Рассмотрим использование возможностей интранет-портала руководителем на конкретном примере. Допустим, руководитель формирует на портале задачу и адресует ее подчиненному. Подчиненному на электронную почту приходит сообщение о том, что руководитель поставил ему задачу, подробные характеристики, которой он может посмотреть, перейдя по ссылке на интранет-портале. Это способствует абсолютной прозрачности рабочих отношений между руководителем и подчиненным. Руководитель никогда не потеряет информацию о поставленной задаче, а подчиненный четко понимает для себя, какую задачу необходимо выполнить в ближайшее время. После выполнения задачи сотрудник направляет руководителю отчет о ее выполнении. В свою очередь руководитель принимает отчет о выполнении задачи либо не принимает, сопровождая ответ причиной отказа.

Важным инструментом контроля исполнения поручений является возможность наблюдать, по каким задачам истекли сроки выполнения. На интранет-портале можно реализовать возможность определения показателей эффективности деятельности каждого сотрудника, и в зависимости от них поощрять сотрудников или налагать на них взыскания.

Чрезвычайно полезным для руководителя свойством интранет-портала является возможность удаленной работы. Оборудовав рабочие места сотрудников веб-камерами, он может, не находясь физически на своем рабочем месте посредством одного из своих мобильных устройств удаленно взаимодействовать с подчиненными, организовывать и контролировать их деятельность.

Ежедневное использование всеми сотрудниками интранет-портала для решения рабочих задач является залогом успеха для компании, стремящейся к развитию и укреплению своих позиций на рынке товаров и услуг.

3. Как Интранет-портал экономит время и деньги?

Переход от бумаги к электронному формату

Интранет-портал является централизованным хранилищем электронных документов, как самой компании, так и внешних компаний с которыми она взаимодействует, а также документов государственных органов, используемых сотрудниками в работе.

Такой способ хранения документов позволяет компании значительно сократить количество бумажных документов, что способствует сокращению расходов на бумагу, картриджи для принтеров, обслуживание офисной техники и избавлению от необходимости создания нескольких экземпляров одного и того же документа.

При наличии в компании системы электронного документооборота, платформой для которой может стать интранет-портал, а также электронной цифровой подписи, практически полностью отпадает необходимость в использовании бумажных документов.

Интранет-портал обеспечивает экономию не только материальных и финансовых ресурсов, но и времени на подготовку, согласование и распространение документов, в свою очередь это приводит к сокращению времени на получение необходимой для работы информации заинтересованными лицами и, соответственно, повышению эффективности их деятельности.

Ценность портала, в том числе, заключается в возможности создания необходимого количества папок и размещения в них файлов с документами, включения дополнительных атрибутов к этим файлам, таких как тип, статус и дата подписания, что позволяет легко группировать, сортировать и фильтровать их. Не менее важным является возможность создания карточек документов, которое целесообразно в случае необходимости вложения нескольких файлов в карточку одного документа, например, файла документа в формате для редактирования и его изображения, отсканированного с бумажного оригинала, содержащего печати и подписи.

В отличие от бумажных документов, электронные версии документов можно одновременно представить в нескольких видах для различных целевых аудиторий, например для одной сгруппировать документы по дате подписания и номеру, а для другой по типу и статусу. Количество представлений и возможности их настройки ничем не ограничены.

Система поиска, о которой речь пойдет ниже, позволяет осуществлять полнотекстовый поиск документов не только по реквизитам, но и по содержимому файлов, что для бумажных документов не представляется возможным.

Обычно отправка бумажного документа происходит следующим образом: он распечатывается в нескольких экземплярах, затем эти экземпляры с помощью курьерской службы, либо по почте доставляются адресатам. При этом время доставки может составлять от пяти минут в пределах компании до нескольких дней – при отправке документов в филиалы.

Отправка сотрудникам ссылок на файлы, размещенные на интранет-портале с помощью автоматической рассылки, а не самих файлов предотвращает дублирование одной и той же информации. Рассылка занимает не больше минуты, независимо от того, на каком расстоянии находится получатель.

Автоматизация

В каждой компании ежедневно выполняется множество как простых, так и сложных процессов, ряд из которых может быть автоматизирован. К таким процессам относятся:

- подача заявок;

- сбор и обработка информации.

Сначала следует автоматизировать простые и часто выполняемые процессы, отнимающие много времени, а затем уже сложные и редко повторяющиеся.

Оформление заявки на определенную услугу или товар зачастую представляется совсем несложной задачей, однако на практике вызывает у сотрудника немало затруднений. Во-первых, достаточно велика вероятность ошибки при заполнении заявки, что в случае бумажного документооборота приводит к необходимости ее повторного заполнения. Во-вторых, не всегда ясно кому ее направлять, а в-третьих, в тот или иной момент времени не ясен статус выполнения заявки.

На интранет-портале заявки реализуются в виде электронных форм, в которых четко определены типы полей (текстовые, числовые и пр.) и необходимость их заполнения. Важным является описание того, что необходимо ввести в поля формы, а также вывод уведомления в случае ввода некорректных данных. После заполнения заявки сотруднику остается только нажать кнопку «Отправить». По заранее определенному сценарию заявка попадет либо на согласование, рассмотрение, утверждение либо сразу на исполнение. К таковым относятся заявки на использование автотранспорта, на пропуска, на бронирование переговорных комнат, на канцелярские принадлежности и пр. Еще одним полезным свойством электронной заявки является то, что тот, кто оформил заявку, может в любой момент времени посмотреть статус ее выполнения.

Серьезной проблемой может стать необходимость оперативного сбора информации от подразделений и филиалов компании. При отсутствии единообразия возникает множество подходов к сбору, обработке и представлению информации, в том числе и с применением ИТ. Часто эти подходы бессистемны и неэффективны с точки зрения затрат времени, привлекаемых финансовых, материальных и человеческих ресурсов. Все это может вызывать множество разнообразных проблем не только при сборе, но и при обработке информации. Решение этих проблем возможно с помощью интранет-портала.

В качестве примера приведу процесс сбора и обработки информации по проекту изготовления и монтажа фасадных вывесок в компании. В описываемом случае возможности портала были использованы в полной мере.

Процесс сбора и обработки информации разбит на несколько этапов. На первом на интранет-портале создан раздел, в котором представители филиалов выбрали один из предложенных вариантов вывесок. Для этого представитель каждого филиала разместил в индивидуальной карточке согласованный с руководством документ с утвержденными характеристиками вывески. Через несколько дней в тех же карточках были размещены макеты вывесок, подготовленные дизайнером в соответствии с требованиями филиалов, которые также благодаря порталу были оперативно согласованы с руководством филиалов. Затем, после централизованного изготовления вывесок они были сфотографированы, фотографии были размещены в соответствующих карточках и также согласованы с филиалами. Это было сделано для предотвращения ошибок, возможно возникших в ходе производства. После их монтажа филиалы опубликовали в карточках фотографии смонтированных вывесок. На этом проект был завершен.

Для всех этапов этого проекта информация, содержащаяся в карточках филиалов, была выведена в отдельные представления из единой базы данных. Эти представления были сформированы для подготовки технического задания, макетов вывесок, списка почтовых адресов и пр. Использование интранет-портала позволило в кратчайшие сроки успешно завершить проект.

Подобные запросы и формы могут создаваться в неограниченном количестве для всех подразделений.

Быстрый поиск корпоративной информации

Представьте себе, что в Интернете нет ни одного поискового сайта. Есть только один сайт, на котором собраны ссылки на другие сайты. Как бы тщательно на нем все эти ссылки не были сгруппированы, отсортированы и отфильтрованы, поиск информации был бы слишком сложен и неэффективен. Именно для решения этих проблем и были изобретены поисковые сайты, которые позволяют за несколько секунд найти пользователю необходимую информацию.

Как и поисковые сайты для Интернета, поиск для интранет-портала является его ключевой составляющей, позволяющей экономить время сотрудников. Чаще всего на интранет-порталах ищут документы и контакты коллег. При вводе в поисковую строку названия или части содержимого документа в результатах поиска отображается ссылка на нужный документ, а при вводе Ф.И.О., подразделения или должности в результатах поиска отображается информация о сотрудниках в формате визитных карточек. Если у пользователей нет доступа к определенной информации, то и в результатах поиска для них эта информация не отображается.

Для удобства сотрудников на странице результатов поиска, помимо самих результатов, отображаются фильтры, позволяющие ограничить результаты поиска, например, вывести результаты только по людям или только по документам. Кроме того, необходимо иметь возможность уточнения в каком разделе интранет-портала следует искать информацию.

Оперативное получение сотрудниками необходимой корпоративной информации посредством быстрого и удобного поиска дает им возможность не отвлекаться от выполнения своих трудовых обязанностей.

Совместная работа

Одна из основных функций интранет-портала – это предоставление сотрудникам возможности совместной работы с документами. В традиционной форме этот процесс выглядит следующим образом: сотрудник готовит документ, отправляет его по электронной почте своему коллеге, тот осуществляет правку и возвращает его обратно автору. Так может происходить множество раз. Если в подготовке документа участвуют несколько сотрудников из разных подразделений, процесс может затянуться на несколько недель и даже месяцев. На интранет-портале работа всегда происходит только с одним файлом, у которого после внесения изменений появляется новая версия. При этом фиксируется информация о том, кто и когда внес изменения, причем пока один из сотрудников правит документ, другие могут только просматривать его в режиме чтения.

Работа над документом может происходить в определенном разделе, в котором могут обсуждаться текущие вопросы, в том числе и в режиме видеоконференцсвязи. При этом сотрудники, участвующие в совместной разработке документа, могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Благодаря интранет-порталу, им нет необходимости встречаться лично, что существенно экономит время и снижает расходы на транспорт, проживание в гостиницах и т.д.

Для совместной работы на интранет-портале создаются разделы, содержащие подразделы для работы с документами, хранения информации и общения, с доступом только для тех сотрудников, которые имеют отношение к этой работе. Эти разделы позволят эффективно работать и быстро получать результат.

Таким образом, создание виртуальных рабочих групп существенно экономит время на выполнение совместных проектов. Чем больше в вашей компании работает человек, тем важнее становится задача внедрения в ней интранет-портала.

Александр Федоров, 
fedorov@rfv.ru

http://www.it-weekly.ru/analytics/tech/68485.html

Вернуться назад